Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es la representación gráfica del tiempo que dedicamos a cada una de las tareas en un proyecto concreto, siendo especialmente útil para mostrar la relación que existe entre el tiempo dedicado a una tarea y la carga de trabajo que supone. Una de sus limitaciones es que no muestra la relación de dependencia que pueda existir entre grupos de tareas. Los diagramas de Gantt fueron ideados por Henry L. Gantt en 1917 (un año antes de la creación del método de aprendizaje por proyectos) con la intención de ofrecer un método óptimo para visualizar la situación de un proyecto.

Si consideramos que para el desarrollo de un proyecto debemos efectuar una serie de tareas simultáneas o consecutivas, que podríamos denominar unidades mínimas de trabajo, el diagrama de Gantt nos permite mostrar este desarrollo en el tiempo de las tareas de forma gráfica. Es pues, básicamente, un gráfico en el que se muestra la duración de un conjunto de actividades.

Cada tarea es representada por una línea en cada una de las filas del diagrama, mientras que las columnas representan el tiempo en distintas escalas (días, semanas, o meses del programa) dependiendo de la duración del proyecto. En cada una de las tareas la fecha de inicio y la fecha de finalización del proyecto corresponden al inicio y final (respectivamente) de la barra correspondiente a dicha actividad. Las tareas deben ser ordenadas de arriba hacia abajo en función de la fecha de comienzo de las mismas.

Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar simultáneamente.

Si las tareas son secuenciales, la temporalización se puede confeccionar utilizando las horas de inicio y finalización de tareas, de manera que una tarea que precede a otra, o que es una sub tarea de ésta, debe comenzar siempre después de la anterior.

Esta relación entre tareas se puede definir a través de las relaciones de precedencia y restricciones. Aunque existen distintos tipos de relaciones, las tareas de eGroupware sólo admiten de tres tipos:

• Comenzar después de otra tarea significa que hasta que no haya finalizado la tarea anterior, no podremos comenzar la que estamos planificando
• Finalizar antes de significa que deberemos finalizar la tarea que estamos planificando antes de comenzar la siguiente
• Hitos que marcan el final de una tarea o conjunto de tareas.

A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la representa hasta llegar al grado de finalización. Así, es posible obtener una visión general del progreso del proyecto rastreando una línea vertical a través de las tareas en el nivel de la fecha actual.

El nivel de progreso de una tarea se introduce manualmente.

No conviene crear diagramas de Gantt que incluyan más de 20 tareas, en ese caso deberíamos ayudarnos de diagramas de PERT.

Creación de un diagrama de Gantt

Una vez que tenemos claro cuál es el objeto de nuestro proyecto y con qué tareas se va a cubrir podremos proceder a realizar el diagrama de Gantt. Aunque para hacerlo podemos emplear una hoja de cálculo como LibreOffice Calc, existen aplicaciones libres y gratuitas que nos permiten efectuar este trabajo (Planner, Gantt Project, Redmine,…).

1. Dibujamos la planilla para nuestro diagrama:
   1. Primera columna las actividades.
   2. Primera fila la escala de tiempo.
2. Escribimos los nombres de las tareas, que no dependen de ninguna precedente, en la columna 1ª y dibujamos los bloques de tiempo en cada una de sus filas, coincidiendo el inicio del bloque con la fecha de inicio de la actividad y la finalización con la fecha prevista para su consecución.
3. Añadimos los hitos del proyecto.
4. Añadimos las actividades que dependen de las anteriores siguiendo el mismo criterio expuesto anteriormente teniendo en cuenta las dependencias existentes:
   1. Fin-inicio
   2. Inicio-inicio.
   3. Final-final.
   4. Retardos.
5. Repetimos con nuevas actividades dependientes de las anteriores.