Funcionalidades

Gestión de Contenidos

Todo portal ha de proporcionar herramientas que permitan crear contenidos, pero Liferay no se limita a generar y almacenar información. Ademáspermite administrarla, integrarla y publicarla. De esta manera la información puede tomar la forma de una web pública, un espacio de trabajo compartido o un banco de contenidos.

Publicación Web

Liferay incorpora un potente sistema para la gestión de contenido web, que incluye características similares a las utilizadas por otras herramientas especializadas, y que permite generar fácilmente contenido web. Además, con las funciones avanzadas que aporta es posible utilizar plantillas predefinidas, programar con antelación la publicación o retirada de cualquier contenido, o definir cómo deben ser los procesos de revisión de contenido para que éste sea finalmente publicado.

Por otra parte, al ser Liferay un entorno modular se facilita de forma extraordinaria la combinación de la gestión de contenidos con otras aplicaciones. Así el usuario tiene la capacidad de publicar contenido web junto con aplicaciones web, portlets, widgets, o gadgets y controlar los permisos de acceso a cada uno de ellos.

Repositorio de documentos y archivos multimedia

Incluye un repositorio que almacena documentos, archivos de audio y vídeo, imágenes y otros archivos multimedia en un mismo lugar. Puede ser utilizado como repositorio web de documentos por la totalidad de la organización, por un grupo específico o por un usuario en particular. De esta forma los repositorios corporativos de documentos permiten a distintos grupos almacenar sus archivos, etiquetarlos, bloquearlos, incluirlos en catálogos de búsqueda o en páginas web, o sencillamente descargarlos para trabajar con ellos desde el escritorio. La Galería de Medios ofrece, a su vez,  una interfaz atractiva y sencilla para buscar y encontrar cualquier imagen, vídeo y archivo multimedia.

Por otra parte, la característica de trabajo colaborativo de Liferay nos ofrece la posibilidad de poner a disposición de cualquier sitio o dominio definido en el portal las bibliotecas de documentos. Así mismo también cada usuario puede disponer de sus propios repositorios de contenidos en los que poder almacenar archivos en la nube.

Incluso si ya tenemos nuestro propio gestor documental y sencillamente deseamos integrarlo en Liferay,  podemos también conectar y trabajar con estos repositorios de contenidos externos (p.e. Alfresco, Documentum) a través de una interfaz gráfica unificada.

Categorías de contenido definidas por el usuario

Los administradores pueden personalizar los metadatos asociados a cada tipo de documento. Así, por ejemplo, unidades didácticas, ejercicios, contenidos, exámenes,  etc. pueden identificarse de tal manera que resulten familiares para el usuario.

Publicador de Contenidos

Una de las herramientas más interesantes es el portlet Publicador de Contenidos. Esta herramienta puede añadirse a cualquier página web y configurarse para mostrar cualquier información publicada en el portal en función de una serie de criterios, como fecha de publicación, autor, etiquetas o tipo de contenido. Si un nuevo contenido es añadido al portal, el Publicador de Contenido lo encontrará y lo mostrará en la página.

Por ejemplo, si queremos publicar todo el contenido con la etiqueta "meiosis", podría configurar un portlet del Publicador de Contenidos que se encargase de ello. Así, cuando un usuario crease contenido con esa etiqueta, tanto si es un documento, una imagen, una entrada de blog, una página de wiki, un mensaje del foro o un marcador de Favoritos, ese contenido aparecerá publicado automáticamente en el portlet del Publicador de Contenidos. Es posible configurar y añadir varios portlets del Publicador de Contenidos en una misma página.

Editores avanzados de texto

El editor avanzado de texto incluye funcionalidades como la corrección ortográfica y definición de estilos, permitiendo a cualquier usuario crear contenidos, como si estuviese trabajando en un documento de un procesador de textos y sin necesidad de aprender a usar herramientas más complejas. Los usuarios expertos, con conocimientos de programación, podrán usar el mismo editor en modo avanzado, visualizando el código fuente.

Estructuras y plantillas

Los usuarios pueden crear estructuras y plantillas predefinidas y reutilizables de sus espacios web. Esta funcionalidad es muy útil para construir páginas web de forma rápida y sencilla, manteniendo un diseño predefinido y permitiendo la creación de nuevas páginas basadas en las plantillas existentes. Además, los administradores tienen posibilidad de añadir comentarios a las estructuras y plantillas de contenido para ayudar a los autores y editores a aprender a usarlos.

Publicación inmediata y planificada

Podemos realizar modificaciones sobre un sitio en producción, teniendo una vista previa inmediata de los cambios y sin que ello afecte a lo que los usuarios ven en ese momento. Posteriormente podremos planificar su publicación en el futuro desde el editor online.  Si cambiamos de idea,  Liferay permite revertir los cambios y volver a publicar versiones anteriores de páginas, sitios o comunidades.

Staging y planificación del sitio web

El Staging avanzado nos permite el control de versiones automático con histórico de cambios, reversión de cambios a nivel de página y de sitio, y previsualización basada en publicaciones programadas. De esta forma, si tenemos varios equipos trabajando simultáneamente en distintas versiones del portal podremos  programar una fecha de publicación para cada una de ellas.

Conversión de Documentos

Los usuarios pueden subir y almacenar sus documentos en un formato definido, pero también podrán si lo desean permitir que estén disponibles para descargarse en otros formatos diferentes al original (un documento subido como *.doc estaría disponible para bajarse como .pdf, realizándose la conversión en el proceso de bajada del archivo).

Búsqueda por facetas yMulti-nivel

Liferay ofrece estrategias para afinar los resultados de búsqueda al instante, mediante restricciones basadas en las condiciones de búsqueda del usuario. Por ejemplo, una clase virtual construida sobre Liferay permitiría realizar búsquedas de contenidoscombinando diferentes criterios como el tipo de contenido (teoría, ejercicios, exámenes, ampliación, etc) el nivel educativo, la dificultad, etc.

También los usuarios podrán realizar búsquedas sobre cualquier elemento del portal al que tengan acceso (documentos, imágenes, páginas del wikis, post en los blogs, participaciones en los foros), pero solo encontrarán contenido público o el disponible para ellos en función de sus roles o pertenencia a una comunidad, de tal forma que pueden existir tantos niveles de búsquedas y resultados diferentes como perfiles o roles de usuarios tengamos definidos.

De serie, Liferay ofrece la posibilidad de utilizar el motor OpenSearch de Amazon o el motor SOLR. También es posible integrar fácilmente otros motores de búsqueda.

Etiquetado Dinámico

Las búsquedas normalmente se usan para encontrar determinados contenidos que se han publicado en el portal, pero con frecuencia no son suficientes para ayudar al usuario a encontrar el contenido deseado.

Para simplificar la búsqueda y potenciar la publicación en el Publicador de Contenidos, los usuarios pueden añadir palabras claves a contenidos web, documentos, mensajes del tablón, post en los blogs, enlaces favoritos, etc...

Integración Sencilla

Podemos tener contenido en nuestro portal creado directamente en el mismo, pero también podemos necesitar incorporar contenidos de otras fuentes externas. Para conseguirlo Liferay proporciona diferentes métodos de integración con orígenes de contenido y datos externos, mediante estructuras SOA (Arquitectura Orientada a Servicios) o a través de sencillos servicios REST o suscripciones RSS.

Páginas personalizables

Los administradores del sitio web podrán definir áreas en sus páginas que pueden ser personalizadas por los usuarios, ofreciendo de este modo flexibilidad para el usuario y control por parte del administrador. Cada usuario por tanto tendrá la posibilidad de modificar y adecuar a sus gustos determinadas áreas de los sitios web.

Colaboración y funcionalidades de web social

Ya disponemos de la información y de los recursos, pero es necesario dar un paso más: organizar un diálogo constructivo alrededor del conocimiento colectivo. Para conseguir esto Liferay nos ofrece un conjunto de herramientas y funcionalidades de redes de colaboración social.

Wikis

Cada comunidad de Liferay cuenta con su propio Wiki y un conjunto de personas autorizadas a realizar acciones sobre el mismo. De esta forma, cualquier usuario del entorno con los permisos de edición necesarios puede contribuir con información a construir un contenido wiki colaborativo. En el ejemplo que incluimos aquí un grupo de alumnos crean colaborativamente el diario de la clase:

Foros

Los Foros son el medio perfecto para potenciar diálogos entorno a temas, ideas,  proyectos, objetivos, etc. o para centralizar el conocimiento de un trabajo en grupo.

Liferay proporciona vistas de actividad y estadísticas del Foro, así como entradas recientes, ofrece al usuario la posibilidad de suscribirse via RSS a los hilos del mismo o responder a los hilos por correo electrónico. Como todos los demás portlets del portal, el Foro cuenta con la seguridad granulada del sistema de permisos y autorizaciones de Liferay, facilitando el acceso a diferentes niveles y con diferentes acciones a cada usuario.

Blogs

Podremos incorporar la herramienta de blog en cualquier ámbito colaborativo, bien sea una organización, una comunidad o incluso el espacio personal de un usuario.  Entre las características incorporadas a los blogs se encuentran un editor avanzado de texto, enlaces a redes sociales, notificaciones de respuestas y un sistema de valoraciones. Los blogs permiten la subscripción vía RSS y los usuarios podrán programar anticipadamente la fecha y hora de la publicación de sus entradas de blog.

Así, pues, tendremos una ventaja añadida al utilizar un blog en un entorno Liferay: combinar las funcionalidades más usadas de este tipo de herramientas con las características sociales de Liferay Portal.

Notificaciones de contenido inapropiado 

Liferay Portal ofrece un nuevo mecanismo que permite a cualquier usuario identificar contenido inapropiado en foros, blogs o cualquier página del portal y notificárselo a los administradores del mismo. Los desarrolladores también pueden aprovechar esta característica para su uso en aplicaciones desarrolladas a medida.

Seguimiento de Actividades

Los portlets de "Actividad Reciente" y el Muro de Actividad del usuario constituyen dos excelentes modos de conocer y estar al día de la actividad más reciente en blogs, foros, páginas de wiki y otras herramientas.

Ubicando el porlet “Actividad Reciente” en una comunidad que pude ser nuestra clase virtual todos los miembros de la misma conocerán la actividad que desarrollan sus miembros, tanto en lo relacionado con los contenidos como las participaciones en las herramientas colaborativas.

Mensajería instantánea

Una herramienta que permite interactuar en tiempo real con otros usuarios del portal. Dispone de todas las funcionalidades características de un chat, como imágenes de perfil y mensajes de estado personalizados. Los mensajes del chat se muestran en la parte inferior de la pantalla mientras se navega por el portal y las conversaciones permanecen seguras dentro del entorno del portal.

Correo electrónico

Se incluye un completo cliente webmail, con un sencillo interfaz de usuario, que puede configurarse para trabajar con servidores de correo IMAP.

Calendario compartido

Se trata de un calendario común que permite a los usuarios crear, administrar y buscar eventos, que pueden ser compartidos con otros sitios web del portal. Es posible también configurar recordatorios de eventos que envíen alertas a través de correo electrónico, mensajería instantánea o SMS.

Anuncios y Alertas

Esta herramienta permite enviar  anuncios o boletines de noticias a diferentes grupos de usuarios. Cada usuario podrá decidir cómo desea recibir estas alertas: a través del portal, vía SMS, mediante correo electrónico o por cualquier otro medio configurado por el administrador.

Listas dinámicas de datos

Este recurso permite  crear listas de datos personalizadas que pueden ser publicadas como formularios con un flujo de trabajo asociado. A su vez, estos formularios pueden ser compartidos con otros usuarios con el objetivo de, por ejemplo, recopilar información de tipo solicitud de respuesta o de  seguimiento de tareas.

Encuestas

Interesante herramienta que nos permite la creación de encuestas con respuestas múltiples guardando los resultados de las mismas. Además, es posible publicar simultáneamente tantas encuestas diferentes y sus resultados como necesitemos.

Social Equity

Con este componente podemos promover el desarrollo de un sistema dinámico de capital social mediante la cuantificación de las contribuciones y la participación de un usuario según el valor asignado a los elementos del portal. Un usuario puede obtener más valoración al desarrollar determinadas actividades con el contenido de sus comunidades, como puede ser contribuirlo (wikis, blogs), valorarlo o comentarlo, o visualizarlo.