El proceso de mejorar y compartir las presentaciones

¿Y una vez acabamos la exposición, qué? Después de arduos días de trabajo planificando nuestra presentación, elaborando unas diapositivas que sean un soporte adecuado y preparando nuestra charla, llega el gran momento y todo el trabajo sale a la luz. Realizamos nuestra ponencia consiguiendo despertar el interés de los asistentes y una vez pasada la última diapositiva y acabado el turno de “Ruegos y Preguntas”, sentimos aquella agradable sensación de satisfacción por el trabajo finalizado.

Pues bien, aunque parezca lo contrario, nuestra tarea aún no ha acabado. De hecho, la tarea de crear una presentación no finaliza nunca ya que es un proceso cíclico en el que cada iteración busca conseguir mejores resultados que en la anterior.

Según definió el profesor Korthagen, el proceso de aprendizaje es un ciclo iterativo compuesto de varias fases que se van repitiendo. En base a esto definió el modelo SPIRAL ALACT, que llevado al mundo de las presentaciones queda representado por el siguiente diagrama:

Por tanto, la presentación en sí es solo una de las fases del ciclo. Esto es válido incluso en presentaciones que se van a exponer solo una vez puesto que muchos de los aspectos que encontremos se van a poder aplicar a todas las presentaciones que hagamos, como por ejemplo:

·         Muletillas que tengamos a la hora de exponer

·         Ritmo de la presentación

·         Tono de voz

·         Duración y ubicación de los turnos de ruegos y preguntas

·         Interactividad con el público

·         …

Fase de observación

La fase inmediata después de la presentación es la de “Atención a la actuación”. Lo ideal sería que pudiéramos tener un punto de atención a como se desarrolla la presentación mientras que la vamos haciendo pero esto en la práctica resulta imposible porque, como es natural, tenemos todas nuestras energías puestas en la realización de la misma.

Foto de Tanki;@flickr

De todos modos sí que podemos prestar atención a un par de aspectos que son buenos indicadores de cómo ha ido la presentación:

Es por esto que es interesante realizar una grabación de la presentación a poder ser en video pero como no siempre es posible al menos hacerla en audio. Revisar la grabación es una buena manera de empezar la fase de “Concienciación de los aspectos esenciales”. Podemos obtener mucha información de cómo exponemos, si tenemos tics, si el tono de voz es muy monótono, si hablamos a la velocidad adecuada….

Intenta tener una mejor perspectiva contrastando las reflexiones que saques con alguien de confianza de cara a establecer mejoras para las siguientes ocasiones.

También es muy importante conocer la opinión de la audiencia. Para este menester después de la presentación hay quien entrega un cuestionario a los asistentes pero son muy pocos los que lo rellenan ya que no tienen motivación alguna.

Entrega algo a cambio de rellenar el cuestionario para motivar a tu público. No hace falta sortear un viaje, basta con que tengas copias impresas de las diapositivas de la presentación (si están encuadernadas ya es perfecto) y las repartas a cambio de rellenar el cuestionario. Reduce el tamaño del cuestionario para no desalentar a los encuestados, basta con que pidas estas tres cosas:

Aprovecha toda la información recogida para encontrar los aspectos esenciales que debes mejorar. Igual descubres que un gráfico no queda claro, que alguna sección requiere más explicación o que el mensaje clave que querías que recordara la audiencia no aparece entre las 3 cosas aprendidas.

Es el momento de explorar alternativas para solucionar los puntos que has identificado como problemáticos de cara a mejorar la presentación para futuras ocasiones. Incluso si no tienes previsto volver a exponer la presentación es recomendable introducir las mejoras. Por un lado si vas a compartir la presentación esta será de más calidad y por el otro esta tarea te servirá para no repetir los mismos errores en futuras presentaciones.

Comparte tu presentación

El diseño, la historia, la puesta en escena, son elementos muy importantes de la presentación pero uno de los aspectos más importantes de lo que hemos denominado presentaciones 2.0 es el de compartir los resultados para que sean accesibles para todo el mundo.

Por una parte se aumenta la difusión del mensaje que queremos transmitir y por otra se facilita que otros compañeros puedan aprovechar parte del trabajo realizado de forma que cada vez se vean más y mejores presentaciones.

La mejor manera de compartir es publicar las diapositivas de forma o­nline así que en lugar de dar una copia impresa de las diapositivas o enviarlas por correo electrónico déjalas disponibles o­nline y envía únicamente la URL.

Fotografía ID928569;@stockxchng

El inconveniente de compartir la presentación es que no estás tú para exponerla así que para dar mayor claridad a las diapositivas incluye notas en las mismas. Las notas deben ser un extracto con los puntos clave del discurso. Leyendo las notas, quien se descargue la presentación debe poder tener una idea clara del mensaje que hay detrás de las diapositivas

Existen diversas herramientas para publicar presentaciones. Puedes ver un listado de las mismas, así como una breve descripción de cómo utilizarlas, en el artículo del observatorio tecnológico titulado “Herramientas para diseñar y compartir presentaciones”. Aunque todas son bastante parecidas sin duda la que tiene mayor difusión es SlideShare por eso vamos a explicar cómo publicar allí una presentación en pocos pasos.

Publicar una presentación en SlideShare

Para poder incluir presentaciones en SlideShare primero es necesario tener una cuenta de usuario.

Si ya la tienes creada debes autenticarte, en caso contrario puedes crearla en un par de minutos. Una vez iniciada la sesión pulsamos el botón de “Quick Upload” que aparece en la esquina superior derecha

Aparecerá una pantalla donde se nos pide que seleccionemos el fichero con la presentación que queremos cargar. Hay que tener en cuenta las siguientes restricciones:

·         No puede ocupar más de 100 MB ( tamaño suficiente para la mayoría de presentaciones )

·         Son compatibles los siguientes formatos:

o       PowerPoint (PPT,PPX,POT): No admite presentaciones realizadas con PowerPoint 2007. Para cargarlas es necesario guardarlas con formato PowerPoint 2003 o bien en PDF.

o       KeyNote (KEY)

o       OppenOffice (SXI)

·         No admite animaciones ni transiciones entre diapositivas. Si la presentación contiene estos efectos se eliminarán al subir la presentación.

Es muy recomendable visualizar la presentación una vez se haya cargado porque a veces en el proceso de conversión al formato de SlideShare se producen alteraciones en algunos elementos. Si queremos evitar que la presentación se vea alterada es mejor subirla en formato PDF.

Hay que tener en cuenta que el formato en el que se suba es en el que estará disponible para que otros usuarios se la descarguen. Si no queremos que nadie pueda modificar la presentación es mejor subirla en formato PDF. El inconveniente es que si no se puede editar su utilidad es mucho menor.

Una buena opción es subir dos versiones, una en PDF y otra en formato editable, y usar una para mostrar la presentación o­nline y la otra para que la gente se la descargue.

En el siguiente paso hay que incluir la información sobre la presentación: descripción, título, etc. También se puede personalizar el nivel de privacidad, podemos dar acceso a la presentación a todo el mundo o solo a un grupo de usuarios que nos interese.

Es muy importante incluir información sobre la presentación para que tenga mayor visibilidad, así que:

·      Elige cuidadosamente las etiquetas o TAGS pues son las palabras clave con las que la gente va a encontrar la presentación.

·      Incluye datos que puedan ser de interés en el apartado de descripción:

o     Tema

o     Autor

o     Nivel Educativo

o     Día en que se presentó

o     Si contiene notas

o     Tutor de la asignatura

o     Centro Educativo

o     ….

Pulsamos sobre el botón de Publicar y después de un tiempo en el que se procesa el archivo nos aparece una lista con todas las presentaciones que tiene nuestro usuario.

Otra opción interesante también es crear un SlideCast de nuestra presentación para completar más el contenido. Consiste en una “presentación virtual” en la que el pase de diapositivas se complementa con una narración de audio

Pulsando sobre “Make SlideCast” podemos cargar un MP3 con la grabación de audio de la presentación y completar así el contenido multimedia.

Incluye videos de YouTube en tu presentación en Slideshare

Una de las últimas novedades que permite SlideShare es la de incluir videos de YouTube en nuestras presentaciones. Esto permite completar nuestras diapositivas, con tutoriales, noticias relacionadas, etc.

El funcionamiento es bastante sencillo. El primer paso es cargar la presentación tal como se indicaba en el apartado anterior y después si pulsamos sobre el botón de Editar nos aparece la opción de añadir videos de YouTube. Para insertarlo solo hay que indicar la URL del video y en qué punto de la presentación queremos que aparezca.

La siguiente presentación detalla paso a paso como realizar el procedimiento. Aunque está en inglés contiene un Video Tutorial (predicando con el ejemplo) en la diapositiva 14 que muestra como ejecutar el proceso:

YouTube videos inside SlideShare

AuthorStream: Convierte tu presentación en video

Este portal también nos permite alojar nuestras presentaciones al igual que mostrábamos con SlideShare.

Tiene una mayor limitación de tamaño pues las presentaciones no pueden tener más de 30 MB frente a los 100 MB de Slideshare pero en cambio nos permite subir presentaciones sin necesidad de registrarnos.

La diferencia básica entre AuthorStream y SlideShare es que el primero nos permite convertir la presentación en un vídeo y poder y crear un podcast a partir de ella. El proceso no es muy complejo y se puede ver detallado en la siguiente presentación que aunque está en inglés es muy visual:

Comparte bajo la licencia Creative Commons

Compartir los contenidos está muy bien de cara a la difusión del trabajo realizado pero lo realmente interesante es que otras personas puedan sacar provecho de los contenidos. Así el resto de la comunidad puede invertir el tiempo, no en repetir o copiar el trabajo ya hecho, sino en ampliar los contenidos, mejorar y poder hacer su propia aportación al tema.

En el ámbito de la educación si alguien sube una presentación sobre un tema de una materia todos los formadores pueden aprovecharla paras sus clases sin tener que repetir el trabajo. Así otro profesor podrá tener más tiempo para realizar una buena presentación sobre otro tema de la materia, etc. La idea es que todos saquemos provecho del trabajo de todos para beneficio nuestro y de la audiencia.

Para ello es importante elegir bajo que licencia se distribuye un contenido ya que determinadas licencias con copyrights hacen que no sea posible, usar o modificar el contenido. Creative Commons es una licencia que nos permite distribuir contenidos pudiendo seleccionar como queremos liberarlos. Existen los siguientes tipos de licencia Creative Commons:

Reconocimiento - BY (Attribution) - : En cualquier explotación de la obra autorizada por la licencia hará falta reconocer la autoría.

No Comercial - NC (Non commercial) - : La explotación de la obra queda limitada a usos no comerciales.

Sin obras derivadas - ND (No Derivate Works) - : La autorización para explotar la obra no incluye la transformación para crear una obra derivada.

Compartir Igual - SA (Share alike) - : La explotación autorizada incluye la creación de obras derivadas siempre que mantengan la misma licencia al ser divulgadas.

Este pequeño video muestra la historia del origen de la licencia y la filosofía que hay detrás de la misma:

Corre la voz por la blogosfera educativa

Ya tengo mi presentación hecha, la he subido a SlideShare y me he asegurado que otros compañeros la pueden utilizar bajo ciertos términos mediante el uso de la licencia Creative Commons, ¿hay algo más que pueda hacer?

Pues la realidad es que muchas veces, a pesar de todo lo anterior, la gente no es consciente del material disponible listo para ser usado. Es uno de los grandes problemas de Internet que la gran cantidad de información nos abruma.

En el mundo educativo si queremos dar mayor visibilidad a nuestros contenidos es muy recomendable darlos a conocer a través de la blogosfera educativa. Existen muchos blogs de docentes y visitados por docentes donde podemos informar de la existencia de contenidos que hayamos creado, bien mediante comentarios o bien pidiéndole al autor que haga una breve entrada. Puedes encontrar una lista con blogs educativos en la web Planeta Educativo.

Comparte, comparte y comparte

Como hemos podido comprobar a lo largo del artículo de este monográfico a día de hoy existen las herramientas tanto tecnológicas como legales para que podamos compartir nuestras creaciones y beneficiarnos los mutuamente del trabajo realizado.

Tal como reza la publicidad de Creative Commons “Es fácil cuando te saltas a los intermediarios” cosa que podemos hacer mediante el uso de Internet. Así que anímate y después de exponer y analizar los resultados de tus presentaciones aporta tu granito de arena y compártelas con todo el mundo