Creación de presentaciones efectivas

Una práctica bastante extendida a la hora de ponerse a realizar una presentación es directamente encender nuestro ordenador y empezar a elaborar diapositivas. Aunque esto puede funcionar para presentaciones muy cortas es claramente ineficiente en la mayoría de los casos. Esto es así porque al bien poco de haber empezado la tarea empezaremos a lidiar con cuestiones como “Que fuente de letra utilizo” o “Qué color pongo de fondo” en lugar de ocuparnos de temas más importantes como qué temas va a incluir el contenido y cómo estructurarlos. Así que es interesante reflexionar antes de empezar actuar.

Fotografía de Babydinosaur;@flickr

En uno de los doce principios del budismo podemos encontrar una metáfora que ilustra bastante bien lo expuesto anteriormente:

"Si un hombre es herido por una flecha envenenada, no deberá demorar su extracción por conocer los detalles de quien la disparó o la longitud y forma de la flecha.
Siempre habrá tiempo para aumentar la comprensión de la Enseñanza durante la andadura del Camino. "

Fotografía de Tony Blay;@flickr

En el caso que nos ocupa, realizar la presentación es la flecha que tenemos clavada, y preguntarse acerca del tipo de fuente o del color del fondo es lo mismo que preguntarse por el material de la flecha o la forma de la punta.

Saber qué órganos ha afectado la flecha o si está rota o astillada sí que es útil de cara a su extracción. Antes de empezar una presentación a ciegas o de perdernos en detalles superfluos merece la pena dedicar un tiempo a reflexionar sobre nuestra tarea.

Realizando las preguntas adecuadas

Para analizar la tarea de realizar una presentación es importante centrarse de entrada en los aspectos claves y dejar el resto para más adelante. Está claro que preguntarse por el tipo de fuente a utilizar o el color de fondo son aspectos a tener en cuenta pero no son preguntas clave. Ahora bien, vamos a romper un mito sobre una pregunta que muchas veces es considerada clave a la hora de abordar una presentación y NO lo es:

¿Cuántas diapositivas debe tener la presentación?

Que una presentación sea exitosa no es una cuestión de cantidad sino de calidad, existen grandes presentaciones de 15 minutos con más de 100 diapositivas y otras de una hora sin ninguna diapositiva. A modo de ejemplo en el siguiente video se puede ver una presentación sobre identidad digital de infinidad de diapositivas que no dura más de 15 minutos que aunque está en inglés resulta muy visual:

Una vez tenemos claro cuales NO son las preguntas adecuadas vamos a centrarnos en las que SI lo son.

¿Cuál es la motivación y objetivo de la presentación?

Fotografía de ccsdeteacher;@flickr

No es lo mismo tener que presentar un tema teórico en el marco de una asignatura que los resultados de un trabajo práctico. En el primer caso puede ser interesante, por ejemplo, acompañar la presentación con un dossier con los detalles de las fórmulas u otros contenidos que no son aptos para diapositivas  mientras que en el segundo podemos encontrar buenos aliados en los diagramas y los gráficos. En ambos casos el objetivo es distinto y ello va a marcar el tipo de presentación, por ello es importante saber antes de nada cuál es nuestro objetivo.

¿Cuál es el mensaje central?

La respuesta a la pregunta anterior nos enfoca para responder a esta pregunta que es una de las primordiales. Formulada de otra manera vendría a ser:

¿Si tu audiencia solo fuera capaz de recordar una idea de la presentación cuál tendría que ser?

Hoy en día todos recibimos una cantidad de información abrumadora de la que solo procesamos una parte muy reducida así que nos podemos dar por satisfechos si conseguimos que el público sea capaz de recordar una idea de la presentación. Esa idea evidentemente debe representar la esencia de lo que queremos decir y debe ser el mensaje central sobre el que girará nuestra presentación.

Fotografía de wokka;@flickr

Por ejemplo si estamos realizando una presentación sobre la teoría de la relatividad podemos contar muchas cosas, dar ejemplos, hablar sobre la vida de Einstein… Pero donde tenemos que centrar esfuerzos es en que la gente recuerde lo de E=mc² y que entienda su significado

¿De cuánto tiempo disponemos?

fotografía de slack12;@flickr

Tal como comentábamos, el número de diapositivas que debe tener la presentación no es la cuestión, lo que sí hay que tener en cuenta de cara a limitar la extensión de nuestra exposición es el tiempo que tenemos asignado para la misma.
A la hora de calcular el tiempo total de la exposición hay que asignar un cierto tiempo para el turno de preguntas del público y dejar un cierto margen de seguridad por si nos extendemos más de lo previsto inicialmente. Es muy importante realizar como mínimo un ensayo antes del día de la exposición para comprobar que nos ajustamos al tiempo del que disponemos.

¿Va a realizarse conjuntamente con otras presentaciones?

Otro aspecto a tener en cuenta es la coyuntura de nuestra charla. Si está enmarcada dentro de un programa en un congreso o evento sobre una temática en particular hay que tener especial cuidado en no repetir temas que ya se hayan tratado en otras charlas porque eso puede hacer decaer mucho el interés del público. Merece la pena pues investigar un poco sobre las ponencias de los otros conferenciantes y saber que temas se van a tratar.

Otro punto importante es planificar debidamente los descansos entre una ponencia y la siguiente (en la medida en que esté en nuestra mano) porque el nivel de atención va disminuyendo a medida que pasan los minutos. Idealmente las presentaciones no deberían extenderse más allá de 30 minutos y se debería realizar un descanso de al menos 5 minutos entre cada una. Si tenemos que realizar una presentación de larga duración debemos entonces procurar cada cierto tiempo incluir elementos que rompan la monotonía, como interactuar con el público, contar una anécdota, algún toque de humor…

¿Quién es nuestra audiencia?

Fotografía  ID 281922;@stockxchng

Está claro que hablamos de forma diferente según a quien nos dirigimos, pues sucede algo parecido a la hora de realizar una presentación.

El tono y estilo de una presentación va a ser muy diferente si está realizada por un profesor para sus alumnos, o si se trata de un alumno que presenta ante un tribunal de profesores o si la presentación es entre compañeros de clase.

Así pues saber quién es nuestra audiencia nos ayuda a perfilar el estilo de la presentación pudiéndola hacer más o menos informal, añadir puntos de humor que conecten con la audiencia etc.

¿Qué información hay que incluir?

Normalmente acostumbramos a incluir en la presentación TODA la información que se va a exponer lo cual es un error porque, si ya está toda la información, ¿cuál es el valor añadido del orador más allá de leer el texto de las diapositivas?

Muchas veces menos es más, y está demostrado que los elementos superfluos que no aportan información solo sirven para desviar la atención. Así que plantea mejor la pregunta de esta manera:

¿Qué información se puede omitir?

Hay que recordar que las diapositivas son un soporte visual que pueden combinarse con otros elementos como el uso de pizarras o repartir fotocopias con desarrollos de fórmulas…

Antes de empezar el viaje es mejor planificar el recorrido

Una vez contestadas las preguntas clave probablemente ya habrás imaginado un primer esbozo de cómo va a ser la presentación y en la cabeza te hiervan un montón de ideas para incluir en las diapositivas. Llegados a este punto se sienten unas ganas irrefrenables de abrir nuestro programa de hacer presentaciones y ponernos manos a la obra pero aún no es el momento adecuado.

Antes de empezar a elaborar diapositivas es necesario tener un esbozo de cómo va a ser la presentación y es mucho más práctico hacerlo en lápiz y papel porque es más sencillo ir tachando y añadiendo elementos. Si nos ponemos a hacer diapositivas sin el esbozo es muy fácil perderse en los detalles de ideas sueltas sin tener un guión general que las orqueste, por tanto:

AÚN NO ENCIENDAS EL ORDENADOR

Fotografía ID790325;@stockxchng

Redacta una lista con ideas candidatas

Las ideas igual que vienen se marchan así que empieza por redactar todas aquellas ideas que se te han ido ocurriendo y que podrían ser incluidas en la presentación. De hecho este proceso es bueno empezarlo en la fase de reflexión inicial ya que a medida que vayas realizando las preguntas clave te irán surgiendo muchas ideas. Simplemente apúntalas sin juzgarlas, ya realizarás la criba más adelante.

Una vez tengas una lista bien nutrida de ideas, dedica un tiempo a ordenarlas y categorizarlas y empieza a filtrar las que no te parezcan adecuadas. Puedes usar diferentes herramientas para este proceso desde un folio, con lápiz y goma de borrar hasta post-its y una pizarra o pared. Los post-its son muy interesantes para este proceso porque permiten ir moviendo y agrupando las ideas de un lado para otro de forma rápida y nos dan una perspectiva panorámica de todos los elementos.

Fotografía de Jacob Botter;@flickr

Si te sientes más cómodo puedes usar el ordenador pero rápidamente comprobarás que no es la herramienta más eficiente para este menester. Puedes aplicar cualquier método que conozcas para optimizar el proceso de generación y categorización de ideas como realizar un brainstorming, mapas mentales u otras técnicas de creatividad.

Storyboard: cuenta una historia

Una vez tienes claras las ideas que se van a incluir en la presentación es momento de ordenarlas y crear el hilo argumental de la presentación. La presentación no es simplemente la concatenación de las ideas que se nos han venido a la mente sino que realmente debe tener un sentido global.

Está demostrado que a las personas nos gusta escuchar historias así que piensa en la presentación como una historia y no como una acumulación de datos. Busca una historia que esté relacionada con el tema central de la presentación y que pueda interesar a tu audiencia, ten en cuenta también tu límite de tiempo. Es momento de usar los resultados de las reflexiones realizadas en la fase anterior.

Fotografía ID882525;@stockxchng

Cuando ya tengas clara la historia, una buena manera de plasmarla es realizando un StoryBoard como si fueras el director de un corto cinematográfico. El StoryBoard no es más que una serie de croquis de las diapositivas en el que basarnos a la hora de diseñar las diapositivas finales.

Fase de Diseño

"El diseño es el alma de una creación que expresa en sí mismo la esencia de lo creado"

Steve Jobs

Tal como indica Steve Jobs ( que es uno de los grandes gurús en esto de realizar presentaciones ) el diseño es una de las partes más importantes porque determina como va a percibir el mensaje nuestra audiencia. Desgraciadamente es una de las partes más descuidadas.

Estamos acostumbrados a crear las presentaciones como una concatenación de diapositivas que siguen el patrón de alguna plantilla “prefabricada” y que contienen cantidades excesivas de texto estructurado en “bullet points”. Para intentar arreglar el entuerto de vez en cuando las adornamos con algún gráfico y clipart lo cual aun las hace más recargadas.

Si queremos hacer que nuestras presentaciones sean memorables tenemos que ser capaces de romper este cliché. Elaboremos presentaciones 2.0 que marquen la diferencia y que sean capaces de sorprender e inspirar a la audiencia en lugar de ser monótonas y aburridas.

Si antes teníamos que interpretar el papel de un director de cine para crear un StoryBoard ahora pongámonos en la piel de un diseñador para abordar esta fase de la aventura.

Ralph Lauren

Usar la presentación como soporte visual, no de texto

Foto de ginozar;@flickr

Uno de los errores más comunes en las presentaciones es que no entendemos la finalidad de la herramienta que estamos utilizando. A menudo utilizamos la presentación como un soporte de texto que en los peores casos se usa como teleprompter lo cual es garantía de aburrimiento. En realidad las diapositivas son solo un soporte visual, el alma de la presentación es y debe ser el orador.

La presentación está destinada a la audiencia no al orador

La mayoría diseñamos la presentación para que contenga un resumen de las ideas ( o en el peor de los casos las ideas sin resumir ) que vamos a ir explicando y así nos sirve de guión para no perdernos. Esto es muy útil para el orador, pero ¿es necesario que toda la audiencia vea tu chuleta? Si necesitas notas para no perderte, úsalas, pero sin mostrarlas a todo el mundo.

Además de lo anteriormente expuesto existen dos motivos por los que se debe evitar usar la presentación como si se tratara de un teleprompter

Hay que tener en cuenta que la presentación la da el orador, no las diapositivas. Si toda la información ya está contenida palabra por palabra en ellas, entonces ¿para qué es necesario el orador? Es por esto que debemos usar la presentación como un soporte visual que refuerce y remarque el mensaje que estamos dando pero sin robarnos el foco de atención. Hay que recordar lo que dice John Medina, biólogo molecular, en una de las brain rules de su libro:

Incluye únicamente una idea por diapositiva

Fotografía de VisualPanic;@flickr

Alguna vez te has preguntado cuál es el coste de añadir una diapositiva…. 0€. Entonces ¿porque acumulamos tanta información por diapositiva en lugar de descomponerla en varias?

Intenta incluir únicamente una idea por diapositiva. Condensar demasiada información sólo ayuda a perder la atención de nuestra audiencia.

Si irremediablemente tienes que incluir varias ideas en la misma diapositiva (intenta evitar los bullet points) haz que estas aparezcan secuencialmente. El uso de animaciones te puede ayudar a conseguir que la gente mantenga el foco en la idea actual

Aplica la regla de los tercios

A la hora de situar los elementos que van a componer la diapositiva es interesante que no estén desparramados sino que estén distribuidos uniformemente en el espacio de forma armónica entre sí.

Para ello es importante que nuestras diapositivas no se vean sobrecargadas de elementos. Es primordial dejar espacios en blanco

Un truco que puede resultar de utilidad es el de aplicar la regla de los tercios. Dicha técnica se utiliza sobre todo por fotógrafos en la composición de fotografías de paisajes o retratos.

Para ello divide mentalmente la diapositiva en 9 cuadrantes idénticos tal como se puede ver en la imagen anterior. Si te cuesta realizar esta división de forma mental puedes activar la opción de ver líneas de cuadrícula en tu software de diapositivas (en el PowerPoint puedes encontrar esta opción dentro del menú Vista).

A partir de aquí intenta que los distintos objetos que tengas que incluir estén en sintonía con la simetría que te ofrecen los cuadrantes dibujados. Esto incluye tanto cuadros de texto como imágenes, gráficos….

En el siguiente ejemplo puedes ver la misma diapositiva diseñada sin tener en cuenta esta simetría (a la izquierda) y luego la misma diapositiva intentando mantener la simetría de los tercios (a la derecha). Para aplicar los conceptos se ha tenido que recolocar el texto y buscar una imagen acorde con la distribución espacial que nos convenía.

Fotografías de Brooklin;@flickr

Evitar las plantillas prefabricadas

El uso de una plantilla como fondo para las diapositivas es una práctica muy extendida a la hora de hacer presentaciones. La idea es conseguir una cierta homogeneidad en toda la presentación a la vez que un toque elegante y profesional sin tener que esforzarnos.Nada más lejos de la realidad.Lo que le da homogeneidad a la presentación no es que en todas las diapositivas se repita el mismo logo o banner y una imagen de fondo sino que tenga un estilo propio que esté patente de principio a fin. Usar una plantilla no da homogeneidad sino monotonía.
Por otra parte todo el mundo acaba usando las mismas plantillas (ya que vienen de serie cerca de una docena y son muchos quienes las utilizan ) con lo que ya de entrada se crea la sensación de estar viendo algo repetido.

Otro inconveniente que tiene el uso de plantillas es que en la mayoría de las ocasiones dichas plantillas son muy oscuras o muy recargadas que es precisamente lo opuesto a lo que nos interesa que es tener claridad y evitar elementos superfluos. Así que no dejes que tu software defina el estilo por ti, defínelo tú mismo.

Elige bien el tipo y tamaño de fuente

Cualquier texto que pongamos en una diapositiva debe poder ser leído incluso desde la última fila de la sala, de lo contrario estamos discriminando a una parte de los asistentes. Este es un motivo más para no incluir todo lo que vamos a decir en las diapositivas ya que las fuentes 16 ó 18 son difícilmente legibles a unos cuantos metros de distancia.

En cuanto al tipo de fuente a utilizar hay que encontrar un equilibrio entre originalidad y eficiencia. Cuando elijas una fuente, evita las que usa todo el mundo (Arial) pero ojo con usar fuentes no universales. Intenta que la fuente resulte sencilla de leer, los últimos estudios indican que la Gill Sans y la Souvenir LT resultan especialmente adecuadas.

Está comprobado que para titulares y tamaños grandes de fuente (que es lo que nos aplica) resultan más fáciles de leer las fuentes sin serifas (sans serif) mientras que para el texto de documentos ocurre lo contrario. En la imagen de la izquierda puedes ver un tipo de fuente sin serifas, en el medio uno con serifas y en la derecha las serifas resaltadas en rojo.

Imágenes extraídas de la Wikipedia

Usa imágenes para ilustrar tus diapositivas

Recuerda la regla de John Medina: “El sentido de la vista eclipsa al resto” y aprovéchalo para conseguir un mayor impacto y atención de tu audiencia. Una buena manera es la de añadir imágenes a las diapositivas. Da rienda suelta a la creatividad pero con criterio para que las imágenes tengan concordancia con lo que se expone y no sean elementos superfluos que están para adornar.

Intenta evitar el uso del Clipart a toda costa substituyéndolo por imágenes reales ya que el efecto es muy diferente. Los objetos de clipart tuvieron su auge a principio de los 90 pero ahora ya están muy desfasados. En las siguientes imágenes puedes ver la diferencia de realizar la misma diapositiva con ClipArt o con una imagen real.

Fotografía de Anonymous@flickr

Pero ¿Dónde se pueden conseguir imágenes que sean consistentes con nuestras diapositivas y que además tengan una licencia que nos permita usarlas sin problemas?

Existen alternativas de pago en las que por un precio no muy elevado se pueden conseguir imágenes pero la realidad es que poca gente quiere pagar por conseguir imágenes. Una de las mejores fuentes de imágenes gratuitas es flickr, donde millones de usuarios cuelgan sus fotografías, muchos de ellos con licencias Creative Commons.

El problema es que buscar imágenes a través de flickr puede resultar una tarea tediosa. Para solucionar esto existen buscadores como compfight que de un solo plumazo nos muestran muchas más fotografías tal como se puede ver en este ejemplo:

Entre sus opciones de búsqueda está la de filtrar las imágenes por su tipo de licencia pudiendo elegir entre las siguientes variedades:

·         Off: No aplica ningún filtro, muestra todas las imágenes independientemente de la licencia que las ampare.

·         Only: Muestra solo las imágenes bajo licencia Creative Commons eliminando de la búsqueda las imágenes con copyright

·         Commercial: Muestra solo las imágenes con licencia Creative Commmons del tipo que permita el uso de la imagen para fines comerciales

Si en lugar de buscar sobre un tema nos interesa buscar imágenes por criterios cromáticos se puede realizar a través del buscador de Multicolr Search Lab. Se trata de un novedoso buscador en el que podemos introducir la combinación de colores que nos interesa que tenga la imagen ponderando más un color que otro si queremos tal como se puede ver en el ejemplo

Algunos ejemplos de presentaciones

Dicen que el movimiento se demuestra andando así que basta de hablar de cómo hacer presentaciones y mostremos algún ejemplo de presentación 2.0. La siguiente presentación ilustra en parte los conceptos mencionados en este artículo intentando predicar con el ejemplo. Hay que recordar que las diapositivas son sólo una parte de la presentación y que están pensadas para apoyar el mensaje que expone un orador:

Slideshare es una buena fuente donde buscar presentaciones en las que inspirarnos. Podemos buscarlas por temática o por autor y podemos encontrar grandes presentaciones como las de Garr Reynolds.

La siguiente presentación es también un ejemplo de cómo hacer uso de contenido visual para mejorar nuestras diapositivas. En este caso es un ejemplo de cómo usar imágenes del planeta tierra disponibles gracias a la NASA.