Open Document

Open Document Format u ODF es un estándar de documentos de datos especialmente enfocado a las aplicaciones ofimáticas cuyo objetivo es permitir que los documentos creados con cualquier aplicación ofimática puedan ser interpretados correctamente por otra. Esto permitiría, por ejemplo, que si creáramos un documento con KOffice podría ser abierto y editado sin ningún problema con OpenOffice.org. ODF fue aprobado como estándar OASIS (Open Document Format for Office Applications) el 1 de mayo de 2005 y desde entonces ha ido superando diversas fases en su proceso de estandarización.

La idea es clara: si existen programas ofimáticos libres, que los documentos que se creen con estos programas puedan ser también libres, es decir, que sea el usuario que sea, con un sistema operativo cualquiera y usando su aplicación ofimática favorita pueda trabajar con dicho documento. Hasta hace unos años, la mayoría de las empresas dedicadas al desarrollo de software creaban una estructura de datos propia para cada uno de los archivos generados y que era incomprensible para las aplicaciones creadas por terceras empresas. Los usuarios debían disponer del mismo programa para poder leer los archivos creados. Esta situación ha ido cambiando y ahora muchas aplicaciones pueden leer y editar ficheros creadas con otros programas, sin embargo, se producen algunas pérdidas de calidad, sobre todo a la hora de recuperar aspectos formales de los documentos. ODF pretende establecerse como estándar de manera que no se produzca ningún tipo de pérdida a la hora de trabajar con un mismo fichero empleando distintas aplicaciones ofimáticas.

Características de un fichero OpenDocument

Cuando abrimos nuestro procesador de textos, un programa para crear presentaciones o cualquier otra herramienta ofimática generamos un fichero con una extensión determinada, propia de la aplicación que hayamos utilizados, por ejemplo .doc si es un documento de Word, y aunque no hayamos introducido texto, imágenes, fórmulas o cualquier otro contenido que pueda ser incluido a través de esa aplicación, observamos que dicho fichero tiene un tamaño determinado, no ocupa 0 kb. Esto es debido a que todos los archivos llevan incorporada una información sobre su autor, fecha de creación, plantillas empleadas etc. Son una serie de datos sobre el fichero que acabamos de crear que se unen a lo que sería el texto propiamente dicho, la presentación o la hoja de cálculo creada.

Es decir, cualquier archivo que generamos con una aplicación ofimática lleva dos grupos de elementos, la información del archivo y los contenidos propiamente dichos. Si establecemos unas pautas comunes a la hora de determinar, organizar y presentar esta información conseguiremos que cualquier aplicación pueda "entender" ese fichero. El estándar ODF establece estas pautas.

Un fichero ODF es, básicamente, un conjunto de archivos que se integran en una carpeta comprimida. Cada uno de estos ficheros, la mayoría archivos xml, ofrecen información de distinto tipo. Las aplicaciones ofimáticas deberán poder seguir las indicaciones que se ofrecen en estos archivos.

Podemos acceder a estos archivos realizando los siguientes pasos:

1. Cambiar la extensión del archivo ODF por zip.

2. Descomprimir el fichero.

Cuando abramos la carpeta comprimida observaremos que aparecen un conjunto de archivos XML y toda una serie de carpetas que incluyen otros ficheros. Cada uno de los archivos cumple una función específica, que las aplicaciones ofimáticas que vayan a trabajar con este estándar deberán saber interpretar.

Ilustración 1: Archivo odt descomprimido

• Content.xml: Este fichero es el que almacena el contenido real del documento. Si quisiéramos modificar un archivo de texto podríamos efectuar los cambios en este documento y comprobaríamos, una vez comprimida la carpeta, cómo se habían realizado los cambios.

Ilustración 2: Ejemplo de archivo content.xml

• Meta.xml: Este archivo incluye los metadatos del documento. Por ejemplo, el nombre del autor, la fecha de creación, etc. Son los datos asociados al documento.

• Settings.xml: Ofrece información sobre el estado del documento que estamos realizando con respecto a la aplicación. Es decir, la posición del cursor en el momento de cerrar el archivo, el tamaño de visualización, la posición de las barras de herramientas, etc.

• Styles.xml: Los procesadores de texto y los programas de diseño de presentaciones incluyen un conjunto de estilos que se pueden aplicar a los documentos. Estos estilos dan formato al texto o a párrafos enteros, por ejemplo los encabezados de nivel 1 o una cita. El formato de estos estilos se guardan en este archivo.

  
  Ilustración 3: fichero mimtype

• Mimetype: OpenDocument solo utiliza la extensión del archivo para que se pueda identificar de qué tipo es. Donde realmente se guarda el tipo de fichero es en este archivo, que cuenta de una sola línea y especifica el tipo de documento que se ha generado.

   

Además de estos archivos, podemos encontrar un conjunto de carpetas que almacenarán imágenes y otra serie de elementos que integran nuestro documento. Cabría destacar la carpeta META-INF que contiene el fichero manifest.xml donde se indica cómo debe reconstruirse el archivo comprimido. Por decirlo de otra forma, son las instrucciones para que las aplicaciones sepan qué deben hacer con todos los archivos que forman el documento de texto, la presentación, la hoja de cálculo etc.

Compatibilidad

El estándar ODF se aplica, tal como hemos dicho, a los ficheros generados por aplicaciones ofimáticas. Existe alguna controversia sobré que tipos de aplicaciones deben llevar este calificativo, OASIS ha admitido en la versión 1.1 sólo seis tipos de documentos (texto, dibujo, presentaciones, hojas de cálculo, diagramas e imágenes) mientras que la aplicación insignia de este estándar de archivos OpenOffice.org admite tres más (bases de datos, fórmulas y documentos maestros).

 

Todos estos tipos de archivos deben ser tratados del mismo modo por las distintas aplicaciones. AbiWord, Koffice, IBM Lotus Symphony (basado en OpenOffice.org) son algunas de las suites y aplicaciones ofimáticas que emplean este formato de archivos. En la actualidad, la compatibilidad entre las distintas aplicaciones que son compatibles con ODF no es total y se producen algunos errores, sobre todo, a la hora de situar dentro del documento imágenes flotantes y manejar aspectos muy específicos del formato de tablas.

Aun cuando OpenOffice.org está teniendo un gran auge, podemos considerar que Microsoft Office es la suite ofimática más extendida pues copa prácticamente todo el mercado. En principio, las versiones 2000, XP, 2003 y 2007 no son compatibles con el estándar ODF, sin embargo, desde SUN se ha desarrollado un plugin que permite que esta suite ofimática pueda trabajar con este tipo de documentos.

Podemos descargar el Sun ODF Plugin for Microsoft Office desde la página de Sun Microsystem e instalarlo en nuestro sistema como un programa independiente.

Una vez instalado comprobaremos que al abrir un archivo ODF desde Word, PowerPoint o Excell se ejecuta el plugin de Sun y accedemos al documento. Al finalizar éste o cualquier otro documento que realicemos en Word, PowerPoint o Excell observaremos que tenemos la opción de guardarlo como un documento en formato ODF.

En cualquier caso, observaremos que existen algunos problemas de compatibilidad, aunque muy similares a los que encontraremos con AbiWord, Kword y otras aplicaciones para procesamiento de texto.

Conclusiones

• El formato ODF es una iniciativa para conseguir un estándar abierto para aplicaciones ofimáticas.

• Este formato de archivos va a permitir en un futuro trabajar un mismo documento con independencia de la aplicación y el sistema operativo preferido por el usuario.

• ODF va a facilitar el intercambio de información entre usuarios.

• OpenDocument está soportado por un gran número de aplicaciones ofimáticas que mejoran su nivel de compatibilidad según aparecen nuevas versiones.