Activación del servicio de Gmail

Como con todas los servicios incluidos dentro de Google Apps for youy Domain, el primer paso que tenemos que realizar es activar el servicio desde el panel de control. Para ello deberemos acceder como administradores.

En la pantalla de configuración del servicio correspondiente al correo o e-mail lo primero que debemos hacer, antes de configuralo, es activarlo correctamente. Para realizar este paso, imprescindible, necesitarás tener acceso a la administración de tu dominio como administrador y permisos para modificar los registros MX del DNS que gestiona tu dominio.

Si clicas en el enlace “Instrucciones para activar el correo electrónico” encontrarás una guía paso a paso de cómo realizar esta activación con éxito. Algunos de los proveedores de hosting más importantes ya incluyen dentro de sus paneles de control un apartado especial para gestionar las GoogleApps. Un ejemplo de ello es Dreamhost, sin embargo, puedes encontrar muchos ejemplos de diferentes proveedores dentro de la ayuda de Google.

Las instrucciones generales para activar el correo de Google para tu dominio son las que puedes leer en el siguiente recuadro:

Debes tener en cuenta que hasta que las DNSs no estén bien configuradas y activas no se puede usar el servicio, aunque si es posible entrar al panel de administración del mismo.

El último paso, una vez que hayas redireccionado los registros MX a los registros de Google es hacer clic en "He realizado estos pasos" para que Google compruebe tus registros MX y active, por fin, tu servicio de correo:

Configuración del servicio del correo electrónico

Otra tarea que podemos hacer para configurar nuestro correo de una manera más amigable para nuestros usuarios es asignarle una dirección o URL fácil de recordar. La dirección por defecto asignada por Google al servicio recién activado es similar a la siguiente:

http://mail.Google.com/a/TUDOMINIO.com

Tienes la opción de cambiar esta URL por alguna más sencilla como podría ser:

http://correo.TUDOMINIO.com

Para ello pulsa en “Cambiar URL” para cambiar la dirección web por defecto de acceso a la aplicación asociada a tu correo y cambia la opción por defecto a la que tu consideres será fácil de recordar por tus usuarios. A continuación deberás seguir las indicaciones que te da Google para realizar los cambios en los registros CNAME de tu domino.

Debes tener en cuenta que estos cambios suelen tardar de 24-48 horas en propagarse por la red y hacerse efectivos y que necesitas tener acceso como administrador a panel de administración de tu dominio y a la configuración del DNS.

Configuración de las cuentas de usuarios

Debes irte a la pestaña de "Cuentas de usuarios" para configurar las cuentas de correo.

Tienes la opción de subir un fichero con los datos de todos los usuarios que deseas dar de alta. Esta opción es muy cómoda si tienes que gestionar muchos usuarios. El fichero a generar debe tener formato CVS y lo podrás crear a partir de los datos almacenados en cualquier hoja de cálculo. Si seleccionas esta opción se te mostrarán las instrucciones para realizar este paso con éxito y que puedes ver en el cuadro siguiente:

La configuración de cada uno de los usuarios creados se puede gestionar desde este panel de control: gestión de las contraseñas, si es administrador del dominio o no, listas de correo y la gestión de los posibles alias.

Acceso a la gestión del correo por el usuario

1. Pantalla de inicio de g-mail

Las diferentes zonas que componen la pantalla principal y sus funciones son las siguientes:

1.       Bandeja de entrada: zona de recepción de mensajes. Los mensajes irán listando según su orden de recepción. Los estados de los mensajes son los siguientes:

·        Mensaje sin leer: Se muestra en la lista en negrita.
Mensaje leído
Mensajes favoritos: Si pulsas en la estrella que aparece al lado del mensaje lo puedes marcar como favorito para acceder más rápidamente a él más tarde.

2.       Acceso a la configuración de tu cuenta: A través de este enlace se puede acceder a la zona de configuración en la que se puede determinar el idioma, los filtros, las etiquetas, el reenvío, etc.

3.       Chat: zona de conversaciones. Es posible establecer conversaciones en tiempo real con otros usuarios conectados al sistema. Además estas conversaciones se almacenarán para que se puedan consultarlas en cualquier momento.

4.       Carpetas: Los mensajes se clasifican en carpetas. Son las siguientes:

5.       Etiquetas: Se puede asignar a cada mensaje una etiqueta para poder realizar búsquedas más eficientes y clasificar de una manera óptima los mensajes. Una de las últimas mejoras de GMail incorporó la opción de poder colorear las etiquetas.

6.       Búsquedas y filtros: podemos establecer filtros para nuestros mensajes entrantes, así como algunos aspectos de su comportamiento: por ejemplo, asignarles una etiqueta automáticamente y archivarlos. También podemos buscar un mensaje usando el potente motor de búsquedas de Google. 

2.     Configuración de usuario del correo

Para acceder a las opciones de configuración, solo hay que pulsar en la opción de Configuración que aparece arriba a la derecha en la página principal de GMail:

En la siguiente figura puedes observar señalados las opciones más habituales de la configuración general: el idioma y la firma de los mensajes:

3.     Crear un filtro

Un filtro es un grupo de reglas que se aplican a los correos cuando estos se envían o reciben. Una vez creado un filtro este se aplicará de manera automática a todos los mensajes que lleguen o se manden.

Por ejemplo se puede poner un filtro para que se reenvíe al correo de Aulablog todos los e-mails que digan "Correo de Aulablog".

O poner en la etiqueta "Alumnos" a todos los email de tus alumnos.

Para crear un filtro deberás ir a Configuración y luego a la pestaña "Filtros":

O bien acceder a ellos desde la pantalla principal en el enlace "Crear un filtro":

Las opciones que se tienen para poder personalizar un filtro son las que aparecen en la siguiente ventana de diálogo:

Para: este campo busca en el destino del email.

Asunto: Todo texto que aparezca en el titulo o Subject de los correos.

Contiene las palabras: Esto es lo más interesante, puedes buscar todo el contenido del mensaje para filtrarlo.

No contiene: Con esto puedes hacer que los correos que no contengan alguna palabra clave, pasen (es igual que poner NOT en el campo anterior).
Tienes archivos adjuntos: Con esto puedes especificar que el correo a filtrar tenga necesariamente archivos adjuntos.

Los campos vacíos no son tomados en cuenta.

Mientras vas definiendo las reglas de filtrado se puede realizar una búsqueda de prueba para ver si los correos que querías filtrar están siendo procesados e ir modificando tus criterios de acuerdo a lo que ves como resultado.

Al finalizar presiona en Paso Siguiente >> En la siguiente pantalla deberemos definir qué es lo que se quiere hacer con los mensajes filtrados:

Para saber más…

·         Ayuda de Google Apps

·         Las aplicaciones de Google en tu propio dominio. (Google Apps for Your Domain)